对小型企业而言，复印机是日常办公的 “刚需品”，但购置新机不仅要承担高昂的初期成本，后续的维修、耗材更换、设备老化淘汰等问题，更是让不少企业头疼。相比之下，复印机租赁灵活省心，成为越来越多小企业的选择。租赁市场鱼龙混杂，选对方案才能真正降低成本、提升效率，这3个关键步骤一定要记牢！

 第一步：先算 “需求账”，拒绝盲目跟风 

租赁前最忌 “别人租啥我租啥”，先明确自身需求，才能避免花冤枉钱。

首先看月打印量：如果每月仅需打印几百到几千张，基础款黑白复印机足够；若频繁打印合同、宣传册，且需要彩色效果，就需选择支持彩色打印的机型，同时确认彩色打印的单张成本，避免后期费用超支。

其次看功能需求：仅需打印、复印、扫描 “基础三功能”，还是需要自动双面、无线打印、文件装订等附加功能？比如电商企业常需打印快递单，就需确认复印机是否支持连续进纸和特定纸张尺寸。

最后算 “成本账”：租赁费用通常包含设备租金、耗材（墨粉、硒鼓）、基础维修，要问清是否有隐藏收费（如上门维修交通费、耗材超出约定用量的费用）。建议根据自身预算，选择 “租金 + 固定耗材包” 的套餐，避免后期成本不可控。

 第二步：考察服务商，重点看 “售后保障” 

对小企业来说，复印机一旦出故障，很可能影响办公进度，因此服务商的售后能力比价格更重要。

首先看响应速度：问清售后维修的响应时间，优先选择承诺 “24 小时内上门” 的服务商，尤其是本地有维修网点的品牌，避免设备故障后 “没人管”

其次看耗材品质：劣质耗材会损伤设备、导致打印模糊，要确认服务商提供的是原装或品牌兼容耗材，同时明确耗材更换的责任方（如是否需要企业自行购买）。

另外，建议查看服务商的客户评价，或要求提供短期试用（如1个月），实际体验设备的稳定性和售后效率后再签订长期合同。

 第三步：细化合同条款，避免 “踩坑” 

不少企业因忽视合同细节，后期陷入纠纷，签订租赁合同时，这几个要点一定要明确：

1. 租赁期限：根据企业发展规划选择（如 1 年、2 年），同时约定提前解约的条款（如是否需要支付违约金）；

2. 设备归属：确认租赁结束后设备是否可续租、购买，或由服务商回收（回收时是否需要企业承担费用）；

3. 维修范围：明确哪些故障由服务商免费维修（如正常使用中的零件损坏），哪些属于人为损坏（如摔落、进水），需企业自行承担费用。

   

最后，要求在合同中注明 “耗材更换周期”“定期维护时间” 等细节，避免后期服务商以 “耗材已用尽”“设备需保养” 为由额外收费。

对小型企业而言，复印机租赁的核心是 “花最少的钱，解决最实际的问题”。只要明确需求、选对服务商、细化合同，就能让租赁的复印机成为办公 “好帮手”，而非成本 “负担”。